De ins & outs van functieonderhoud

Foto: Mediacentrum Defensie

Pauline licht allereerst toe dat functieonderhoud een ander woord is voor het opnieuw beschrijven en waarderen van een functie. “Het is niet verwonderlijk dat wij als AFMP best veel vragen van leden over dit begrip krijgen. Het proces dat je hiervoor bij de werkgever moet doorlopen is namelijk best ingewikkeld en kan lange tijd in beslag nemen.”

Procedure
In de bovengenoemde procedure die de AFMP voerde, draaide het om een militair die al jaren meer werk deed dan dat er in zijn functiebeschrijving stond. Pauline: “Samen met zijn leidinggevende stelde hij een concept-functiebeschrijving op, maar het bevoegd gezag nam deze niet over. Vervolgens maakte de lijnmanager in overleg met P&O een functiebeschrijving en die werd voor advies voorgelegd aan het Dienstencentrum Organisatie & Formatie (DCO&F, red.). Deze stap leidde niet tot de toekenning van een hogere rang aan de militair. Die startte daarom een procedure tegen Defensie. Het uitgangspunt van deze procedure was dat de taken en verantwoordelijkheden niet goed in de door het bevoegd gezag opgestelde concept-functiebeschrijving waren weergegeven. Het bezwaar tegen de waardering werd aangehouden. De waardering is namelijk afhankelijk van de functiebeschrijving.”

Correcte weergave
Volgens Pauline werd de militair in bezwaar en bij de rechtbank in het ongelijk gesteld. “De Centrale Raad van Beroep oordeelde echter dat het hoger beroep gegrond was en dat Defensie daarom opnieuw aan de slag moet met de functiebeschrijving,” verduidelijkt zij. “De Raad benadrukte dat de functiebeschrijving een correcte weergave moet zijn van de (hoofd)taken, de inhoud van de functie en de al dan niet bezwarende werkomstandigheden. Bij een verzoek tot functieonderhoud gaat het om de beantwoording van de vraag of de feitelijk opgedragen werkzaamheden gedurende langere tijd wezenlijk afwijken van de functiebeschrijving.”

In volle omvang 
Pauline beklemtoont dat de rechter dit niet terughoudend, maar in volle omgang toetst. “Dit betekent dat het bevoegd gezag geen ruimte heeft om afwegingen te maken over wat er wel of niet in de functiebeschrijving komt te staan. Ook kun je bij het opstellen hiervan niet uitgaan van een takenpakket dat uit organisatorisch oogpunt wenselijk wordt geacht. In het geval van de betrokken militair moet de in samenspraak met de leidinggevende opgestelde functiebeschrijving leidend zijn voor het opnieuw beschrijven van de functie. Het in 2020 hierover gestarte proces begint dus weer van voren af aan.”

Eerste stap
Zoals aangekondigd, deelt Pauline ook enkele wetenswaardigheden, tips & tricks op het gebied van functieonderhoud. “Als je vindt dat jouw werk te laag wordt gewaardeerd, dan is het goed om je af te vragen of je functiebeschrijving al jouw wezenlijke taken en verantwoordelijkheden op een goede manier weergeeft,” zo luidt haar eerste advies. “Dit is de eerste stap die je moet zetten. De waardering komt pas daarna.”

Wezenlijk
Het is niet altijd gemakkelijk om te bepalen welke taken wezenlijk zijn. Als een bepaalde taak wel in een andere functiebeschrijving vermeld is, stellen wij ons sowieso op het standpunt dat het een wezenlijke taak betreft. Vraag hierover gerust advies aan de AFMP.

Vergelijking
Vaak vergelijken defensiemedewerkers zich met collega’s die hetzelfde werk verrichten, maar die in een hogere rang of schaal zitten. “Met zo’n vergelijking is niets mis,” vindt Pauline. “Defensie moet zorgen voor uniformiteit in het beschrijven en waarderen van werkzaamheden. Overigens hebben ook reservisten recht op een functiebeschrijving die de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden adequaat weergeeft.”

Onderschrijven van taken
Een ander advies is om jouw leidinggevende of commandant te laten onderschrijven dat je de taken en verantwoordelijkheden die je aan jouw functiebeschrijving wilt toevoegen daadwerkelijk hebt uitgevoerd. “Kijk zo nodig of je deze taken en verantwoordelijkheden in een functionerings- of beoordelingsverslag kunt vastleggen.”  

In opdracht
Bij een functieomschrijving moet het volgens Pauline gaan om taken die je in opdracht hebt gedaan. “Dit hoeft geen specifieke opdracht te zijn. Het moet echter wel duidelijk zijn dat je de afwijkende werkzaamheden met medeweten van jouw leidinggevende of commandant hebt uitgevoerd.”

Toekenning hogere rang
In beginsel vindt de toekenning van een hogere rang niet met terugwerkende kracht plaats. Pauline: “Wacht dus niet te lang met het aanvragen van functieonderhoud. Laat je bovendien niet van de indiening van zo’n verzoek afhouden door de toezegging dat er een reorganisatie aan zit te komen en dat dit dan allemaal wordt rechtgezet.” 

Somscore
Iedere functie heeft een somscore, zo verduidelijkt Pauline. “De somscore is het totale aantal punten dat is toegekend aan in de functiebeschrijving te onderscheiden taken en verantwoordelijkheden. De AFMP vindt dat defensiemedewerkers kennis moeten kunnen nemen van de somscore van hun eigen functie en andere functies binnen Defensie. Lukt het je zelf niet om de somscores te achterhalen? Dan kunnen wij dit voor je doen.”
Bij bepaalde somscores is er volgens Pauline beleidsruimte voor Defensie om al dan niet een hogere rang toe te kennen, afhankelijk van de gewenste organisatorische inrichting. “Dit wordt ook wel ‘beleidsfactor’ genoemd. Wij vinden dat deze beleidsfactor moet worden afgeschaft. Dit is namelijk geen objectief criterium voor het bepalen van de waardering van een functie.”

Verzoek tot functieonderhoud
Belangrijk om te weten is dat je een verzoek tot functieonderhoud moet indienen met een rekest, via een zogeheten dfe-formulier. “Voorzien van een advies door jouw leidinggevende/commandant moet dit rekest in de lijn worden gezet, ook als die het niet met je eens is,” zegt Pauline.  “Zorg voor een verzendbewijs of een ontvangstbevestiging hiervan. Vervolgens heeft Defensie acht weken de tijd om een beslissing aan de hand van jouw rekest te nemen. Daarna kun je Defensie met onze hulp in gebreke stellen.”

Raad en daad
Tenslotte wijst Pauline erop dat de AFMP in het bezit is van het handboek voor het Fuwadef-systeem waarmee Defensie werkt en van andere onderliggende stukken. “Hierdoor kunnen wij jou met raad en daad bijstaan als je vragen hebt.”

Dit artikel is gepubliceerd in de op 21 maart verschenen editie van ons ledenmagazine OpLinie. De complete versie van OpLinie kun je ook lezen via onze website en ledenapp.